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Vos besoins

Accélérer et fiabiliser la saisie des notes de frais de vos collaborateurs

Vous souhaitez que vos collaborateurs puissent saisir de manière autonome leurs notes de frais dans un logiciel de gestion afin d’accélérer le traitement des notes de frais, tout en fiabilisant l‘enregistrement via des modèles de dépenses (train, métro, hôtel…).
Vous voulez fiabiliser la saisie des notes de frais, avec la prise en compte des plafonds par type de dépense, avec la centralisation des pièces jointes (photos, fichiers PDF, emails…) et la gestion de commentaires expliquant des dépenses exceptionnelles (dépassement de plafond, impondérables…).
Vous souhaitez renseigner en temps réel vos salariés sur l’avancement de leurs notes de frais (en cours, refusée…), tout en leur permettant d’expliquer (avec un historique) leurs dépenses.

Contrôler les notes de frais de vos collaborateurs

Vous cherchez une solution pour mieux contrôler les dépenses de vos collaborateurs (dépassements…), tout en ayant suffisamment de souplesse pour accorder au cas par cas des dérogations exceptionnelles.
Vous avez besoin d’une solution adaptable, qui permette de gérer des relances et alertes pour garantir des délais de traitement, ou encore gérer les délégations ponctuelles pour les responsables de services (congés, déplacement, maladie…).
Vous nécessitez une gestion analytique des notes de frais (par projet, par services…) pour une refacturation ou une analyse de rentabilité pointue.

Simplifier l’intégration en comptabilité

Vous avez besoin d’un outil qui déverse automatiquement les notes de frais de vos collaborateurs en comptabilité, avec prise en compte de modèles d’écriture comptable ?

Pour tous ces besoins nous vous proposons Sage Notes de Frais

Ce module complémentaire peut être ajouté à Sage 30 ou Sage 100 Génération i7.
Ainsi vos collaborateurs peuvent saisir leurs notes de frais à distance via un simple accès internet (à l’hôtel, à leur domicile…), au bureau… via un simple navigateur internet.
Aucun logiciel n’est installé sur leurs machines, il suffit de se connecter à l’application, depuis un PC ou une Tablette.

 

Les éléments clés de Sage Notes de frais

·         Utilisation via internet ou depuis une Tablette

·         Saisie simplifiée des notes de frais (taxi, hôtel, restaurant, indemnités kilométriques…)

·         Suivi des demandes en temps réel (en cours…)

·         Gestion analytique des notes de frais (projet…)

·         Définition de seuils de remboursement par dépense, avec dépassement autorisable

·         Rattachement de pièces jointes (PDF, emails…)

 ·         Numérotation automatique des notes de frais pour un report sur les justificatif

 

Notre solution

Principales fonctionnalités

Pour le Commercial
Saisie ses notes de frais, sans aucune connaissance en comptabilité, avec si nécessaire l’ajout de justificatifs en pièce jointe (PDF, emails…).
Il peut même ajouter des commentaires pour justifier ses dépenses.
Il saisit ses informations que cela soit au bureau, en déplacement depuis un PC équipé d’un simple navigateur internet ou depuis une Tablette PC.
Il est informé de l’avancement de son remboursement (en cours, accepté, refusé partiellement…) en temps réel.

Pour le Manager
Reçoit une alerte par email lui demandant de valider les notes de frais de ses collaborateurs. 
Il valide les notes de frais, tout en ayant la souplesse d’autoriser des dépassements de plafond, de ne valider qu’une partie de la note, de valider automatiquement toutes les petites dépenses…
Il a une vision des dépenses par projets pour calculer l’ensemble des frais dans son calcul de rentabilité.

Pour le comptable
Il associe automatiquement des écritures comptables selon les types de dépenses, et après validation du manager (ou de manière automatique), les notes de frais sont intégrées en comptabilité avec la création des écritures comptables correspondantes.
Il peut éventuellement avoir un niveau de validation, et demander via un système de messages internes des précisions sur une dépense avant de la valider (justificatif manquant…).

Pour le Chef d’Entreprise
Il définit par types de dépenses des plafonds maximum de remboursement, et peut analyser de manière globale les notes de frais de l’ensemble de ses collaborateurs et analyser les dépassements éventuels.
Pour plus de sécurité et une bonne gestion, il peut mettre en place sur 3 niveaux de validation selon les dépenses, le montant...

Pour le responsable informatique
Sage Notes de frais s’installe de manière indépendante, avec la possibilité de transférer les données en comptabilité ou d’exporter un fichier de type MS Excel®.

Les plus produits

·         Intégration directe dans Sage 100 Comptabilité

·         3 niveaux de validation avec ou sans plafonds

·         Définition de délai minimum de réponse avec actions automatiques (email, rappel, acceptation)

·         Système de messagerie interne entre les demandeurs, le manager, le comptable…

·         Validation par profil, service ou hiérarchique

 ·         Gestion d’une délégation totale ou partielle (date à date…)

 

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